Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку нужно верно отражать не только лишь в бухгалтерском, да и налоговом учете. Разглядим бухгалтерские проводки командировочных расходов, список издержек и обычных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.
Индивидуальности схемы учета и дизайна командировочных
При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина). При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в перечне издержек ст. 346.16 НК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина). Кроме расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются дневные — особая компенсация издержек на питание и маленьких личных расходов. Не следует забывать, что командированному сотруднику за деньки командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. Денек отъезда и приезда постоянно числятся за отдельные деньки командировки при расчете дневного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом либо положением по организации.
При направлении сотрудника в командировку оформляется лишь особый приказ, с котором указывается цель поездки — проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, роль в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их непременное оформление не требуется.
По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник должен составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами либо чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов. Недозволено принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: предполагается, что расходы на питание возмещатся суммой дневных, но если компания хочет провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует созодать за счет средств незапятанной прибыли компании, не отражая такие издержки в налоговом учете.
Командировочные расходы — проводки
Для учета командировочных издержек употребляется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет средства, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.
Сотрудник не должен растрачивать собственные средства на компанию поездки. Потому ему заблаговременно выдается за ранее просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными либо перечисляются средства на счет его личной пластмассовой карты:
выдано из кассы на командировочные расходы — проводка Д71-К50;
безналичным методом выдано на командировочные расходы — проводка Д71-К51.
Если опосля возврата из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках избыток средств – неиспользованный остаток вносится в кассу:
получены в кассу неизрасходованные средства на командировочные расходы — проводка Д50-К71.
Время от времени случается и напротив: сотрудник растрачивает в командировке больше запланированной и приобретенной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными либо безналичным перечислением:
выданы средства на командировочные расходы — проводка Д71-К50 либо Д71-К51. Эта операция подобна изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке предназначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».
Списание командировочных расходов: проводки
На основании приобретенных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:
Д26,20,44-К71 — проездные билеты, дневные, проживание без НДС;
Д19-К71 – проводка делается, если в их цены выделен НДС.
Если работник в командировке закупал продукты для реализации, материалы для компании, делается запись:
работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;
отражен НДС на основании приобретенных счетов-фактур (либо УПД): Д19-К60;
отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.
При закупке главных средств проводки будут последующими:
Д08-К60 — приобретены ОС,
Д19-К60 — учтен НДС,
Д71-К60 -отражены расходы работника.
Нередко случается так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и назад с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заблаговременно: для почти всех это дешевле и удобнее. В этом случае проводки последующие:
Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,
Д19-К60,76 – отражен НДС,
Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,
Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,
Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.
Опосля представления авансового отчета с приложенными электрическими билетами, посадочными талонами составляется запись:
Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.
Пример отражения командировочных расходов
Директор типографии ООО «Набор» Романов А.Б. находился в командировке по Рф 5 рабочих дней с 27.05.2019 по 31.05.2019 г. для подписания контракта с новеньким заказчиком. Перед отъездом ему на личную карту был переведен аванс в сумме 50 000 руб. Авиабилеты Романов приобретал сам. По возвращении он предоставил маршрутные квитанции и посадочные талоны на рейсы от авиакомпании на сумму 20 000 руб., счет-фактуру от гостиницы с чеком онлайн-кассы на сумму 12 000 руб. (включая НДС 2000 руб.) за 4 денька проживания. Во время командировки он брал кар в аренду у транспортной компании и предоставил контракт и акт оказанных услуг на сумму 7000 руб. и чеки на ГСМ на общую сумму 5000 руб. Также им были приобретены расходные материалы на сумму 2000 руб., применяемые в деятельности компании. 3 июня он сдал документы в бухгалтерию и подписал составленный авансовый отчет. Согласно «Положению о командировках компании» размер дневных в командировке по Рф установлен в размере 700 руб. Дневные за 5 дней командировки начислены в сумме 3500 руб. (700 руб. х 5 дн.).
В учете ООО «Набор» были изготовлены последующие проводки:
Выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Д71-К51 — 50 000 руб.
На проезд списаны командировочные расходы директора, проводка по полученным авиабилетам: Д26-К71 — 20000 руб.
На проживание в гостинице списаны командировочные расходы, проводка: Д26-К71 — 10 000 руб. Выделен НДС по счету-фактуре от гостиницы: Д19-К 71 — 2000 руб.
Отражены расходы на аренду кара: Д60-К71 — 7000 руб., расходы списаны проводкой: Д26-К60.
Оприходован бензин по предоставленным чекам: Д10.03-К 71 в сумме 5000 руб., и сходу списан на расходы, согласно путного листа: Д26-К10.03 — 5000 руб.
Отражены в учете приобретенные расходные материалы: Д10.01-К71 — 2000 руб.
Списаны дневные проводкой: Д26-К71 – 3500 руб.
Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу: Д50-К71 — 500 руб.
Полные тексты нормативных документов в животрепещущей редакции вы постоянно можете поглядеть в КонсультантПлюс.
