Неотклонимые кадровые документы — uzkinobiz.ru
Отсутствие у работодателя неотклонимых кадровых документов либо несвоевременное их оформление может стать предпосылкой вербования к административной ответственности. Какие документы должны находиться в кадровом документообороте в неотклонимом порядке, разглядим в данной статье.
Неотклонимые документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и неотклонимые документы, без которых не может всеполноценно работать кадровая служба компании. Неотклонимые кадровые документы могут быть затребованы для исследования сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и остальных ведомств в процессе проводимых ими проверок.
В состав неотклонимых входят как документы, регулирующие трудовые дела меж работодателем и определенным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Разглядим, какие неотклонимые документы кадровой службы должны находиться в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
ООО: неотклонимые кадровые документы
Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из очень широкого списка неотклонимых кадровых документов организации. Заметим, что привести полностью исчерпающий перечень таковой документации трудно, так как некие документы могут стать неотклонимыми только при пришествии определенных событий.
Список кадровых документов, неотклонимых для организации в 2020 году включает:
- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
приказы по главный деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах служащих, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
трудовые договоры с работниками (ст. 16, 56-59 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
трудовые книги служащих, которые не перебежали на электрический формат ведения документа; на служащих, перешедших на электрические ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электрическом виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
«Книжка учета движения трудовых книг и вкладышей к ним» и «Книжка учета бланков трудовых книг и вкладышей к ним» (п. 40-44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина) № 69 от 10.10.2003);
табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
раз в год составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
личные карточки работников формы № Т-2 (п. 12, 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
Положение о обработке и защите индивидуальных данных служащих (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О индивидуальных данных»; ст. 86, 87 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина));
Аннотации и положения по охране труда на предприятии, журнальчики о прохождении инструктажа по технике сохранности (ст. 212 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина)).
Перечисленные ниже документы кадрового учета неотклонимы лишь в этом случае, если в компании сложились надлежащие происшествия, требующие их наличия:
Кадровый документ
Событие, при котором требуется наличие документа
Коллективный контракт (ст. 40 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя либо трудового коллектива)
Должностные аннотации (ст. 57 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина), письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009)
Когда определенные должностные обязанности не указываются в тексте трудового контракта (обязана быть указана ссылка на подобающую должностную аннотацию)
Договоры о полной персональной либо коллективной вещественной ответственности (ст. 244 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина), Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002)
В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников
Положения о оплате (расчёту за купленный товар или полученную услугу) труда, премировании (ст. 135 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров
Положение о коммерческой тайне (закон № 98-ФЗ от 29.07.2004)
Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну
Положение о аттестации служащих (ст. 81 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
Когда на предприятии предвидено проведение аттестаций
График сменности (ст. 103 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору.
Список должностей служащих с ненормированным рабочим деньком (ст. 101 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
При наличии служащих с ненормированным графиком работы.
Положение о разделении рабочего денька на части (ст. 105 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
При особенном нраве труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.
Документы, регламентирующие порядок профподготовки и доп профобразования работников (ст. 196 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
Если работодатель направляет собственных служащих на доп профобучение.
Мед книги работников (ст. 69, 213 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина))
Если для работы нужно наличие медкнижки
Может быть, компании пригодятся и другие, неотклонимые для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, критерий труда и других причин.
Микропредприятие: неотклонимые кадровые документы
Представленный выше список в равной мере действует как для больших компаний, так и для компаний – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении их в части кадровой документации предусмотрен «облегченный» документооборот.
Согласно ст 309.2 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина), некие неотклонимые кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отрешиться (отчасти либо вполне) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. К примеру, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате (расчёту за купленный товар или полученную услугу) труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель должен включить условия, регулируемые таковыми актами, конкретно в трудовой контракт с сотрудником.
К примеру, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения о оплате (расчёту за купленный товар или полученную услугу) труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.
Напомним, что аспектами отнесения к микробизнесу являются: годичный доход в границах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не наиболее 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).
Неотклонимые кадровые документы для ИП
Личный бизнесмен начинает вести кадровый учет с момента, когда у него возникает 1-ый наемный работник. А именно, ИП должен заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на служащих трудовые книги (на бумаге либо электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина) и оформлять неотклонимые кадровые документы, список которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — личных бизнесменов, относящихся к группы микропредприятий, распространяются те же правила облегченного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина), что и на компании в данном статусе. Другими словами, они могут не принимать некие локальные акты, если надлежащие условия будут внесены в трудовые договоры служащих.
Таковым образом, для ИП неотклонимыми являются кадровые документы, приведенные нами в списке для ООО. Так как кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-то документов может повлечь наложение соответственных штрафов. Обычно, спецы по кадрам посреди работников у бизнесменов встречаются изредка – в таком случае ИП должен вести кадровый учет без помощи других, или поручить ведение кадровой документации кому-либо из служащих, либо же обратиться за помощью к экспертам, оказывающим такие услуги.
Полные тексты нормативных документов в животрепещущей редакции вы постоянно можете поглядеть в КонсультантПлюс.